Mengenal Six Sigma Secara Sederhana dan Peran Orang-orang Yang Terlibat Didalamnya

  11/24/2020 10:35:00 AM      No comments

Apa sih Six Sigma itu? Six Sigma berasal dari kata “Six” dan “Sigma”. Six yang artinya enam dan Sigma yang merupakan simbul dari standar deviasi, dan biasa dilambangkan dengan σ. Six Sigma sering dituliskan dalam simbul 6σ. 

Jadi, 6σ itu apa? Untuk sampai ke arti Six Sigma, kita perlu tengok sejarahnya sedikit. Six Sigma dimulai oleh Motorola ditahun 1980-an dimotori oleh salah seorang engineer disana bernama Bill Smith atas dukungan penuh CEO-nya Bob Galvin. Motorola menggunakan statistics tools diramu dengan ilmu manajemen menggunakan financial metrics (yaitu Return on Investment, ROI) sebagai salah satu metrics/alat ukur dari quality improvement process. Konsep ini kemudian dikembangkan lebih lanjut oleh Dr. Mikel Harry dan Richard Schroeder yang lebih lanjut membuat metode ini mendapat sambutan luas dari petinggi Motorola dan perusahaan lain.

Pengertian Six Sigma

Six Sigma merupakan sebuah metodologi terstruktur untuk memperbaiki proses yang difokuskan pada usaha mengurangi variasi proses (process variances) sekaligus mengurangi cacat (produk/jasa yang diluar spesifikasi) dengan menggunakan statistik dan problem solving tools secara intensif.  

Secara harfiah, Six Sigma (6σ) adalah suatu besaran yang bisa kita terjemahkan secara gampang sebagai sebuah proses yang memiliki kemungkinan cacat (defects opportunity) sebanyak 3.4 buah dalam satu juta produk/jasa. Ada banyak kontroversi di sekitar penurunan angka Six Sigma menjadi 3.4 dpmo (defects per million opportunities). 

Namun bagi kita, yang penting intinya adalah Six Sigma sebagai metrics merupakan sebuah referensi untuk mencapai suatu keadaan yang nyaris bebas cacat.  Dalam perkembangannya, 6σ bukan hanya sebuah metrics, namun telah berkembang menjadi sebuah metodologi dan bahkan strategi bisnis.

Menurut Peter Pande,dkk, dalam bukunya The Six Sigma Way: Team Fieldbook, ada enam komponen utama konsep Six Sigma sebagai strategi bisnis: 

  1. Benar-benar mengutamakan pelanggan: seperti kita sadari bersama, pelanggan bukan hanya berarti pembeli, tapi bisa juga berarti rekan kerja kita, team yang menerima hasil kerja kita, pemerintah, masyarakat umum pengguna jasa, dll. 
  2. Manajemen yang berdasarkan data dan fakta: bukan berdasarkan opini, atau pendapat tanpa dasar.
  3. Fokus pada proses, manajemen dan perbaikan: Six Sigma sangat tergantung kemampuan kita mengerti proses yang dipadu dengan manajemen yang bagus untuk melakukan perbaikan.
  4. Manajemen yang proaktif: peran pemimpin dan manajer sangat penting dalam mengarahkan keberhasilan dalam melakukan perubahan. 
  5. Kolaborasi tanpa batas: kerja sama antar tim yang harus mulus. 
  6. Selalu mengejar kesempurnaan. 

Selain enam hal diatas, ciri lain dari penerapan Six Sigma adalah waktu untuk perbaikan yang ditargetkan bisa diselesaikan dalam 4 sampai 6 bulan!  

Dalam perjalanan waktu, General Electric (GE) mempopulerkan Six Sigma sebagai suatu trend dan membuat perusahaan lain serta orang-orang berlomba-lomba mencari tahu apa itu Six Sigma serta mencoba mengimplementasikannya di tempat kerja masing-masing. Dalam hal ini, peran CEO (waktu itu) Jack Welch boleh dibilang sangat penting mengingat dia orang yang menjadikan Six Sigma sebagai tulang punggung semua proses di GE. 

Kalau demikian, berarti konsep Six Sigma ditemukan oleh Motorola?  

Jawabannya: TIDAK. Konsep dasar Six Sigma banyak sekali diambil dari Total Quality Management (TQM) dan Statistical Process Control (SPC) dimana dua konsep besar ini diawali oleh pemikiran-pemikiran Shewhart, Juran, Deming, Crossby dan Ishikawa.

Peran dan Tanggung Jawab Orang-orang Yang Terlibat Dalam Six Sigma

Dewan Kepemimpinan (Dewan Kualitas)

Dewan Kepemimpinan, dikenal juga sebagai Dewan Kualitas, Komite Pengarah Six Sigma, atau Senior Champions, merupakan orang-orang yang berada pada posisi manajemen puncak (top management) dari organisasi. Peranan dari orang-orang yang berada dalam posisi ini adalah:

  1. Menetapkan visi, peran dan infrastruktur dari Six Sigma 
  2. Memilih proyek-proyek spesifik Six Sigma dan mengalokasikan sumber-sumber daya 
  3. Meninjau-ulang secara periodik tentang kemajuan dari berbagai proyek Six Sigma serta menawarkan ide-ide dan bantuan agar menghindarkan terjadinya overlapping pada proyekproyek Six Sigma 
  4. Berperan secara individual sebagai “Sponsor” dari proyek Six Sigma 
  5. Membantu mengkuantifikasikan dampak dari usaha-usaha Six Sigma kepada orang-orang yang berada di tingkat bawah dalam organisasi 
  6. Menilai kemajuan serta mengidentifikasi kekuatan-kekuatan dan kelemahan-kelemahan dalam usaha-usaha Six Sigma 
  7. Membagi atau menyebarluaskan praktek-praktek terbaik dari Six Sigma ke seluruh organisasi serta kepada pemasok-pemasok kunci dan pelanggan-pelanggan utama 
  8. Membantu mengatasi hambatan-hambatan dalam organisasi yang berdampak negatif pada proyek-proyek Six Sigma 
  9. Menerapkan pelajaran-pelajaran baik yang dipelajari dari Six Sigma pada gaya manajemen organisasi

Champions

Dewan Kualitas (Dewan Kepemimpinan) yang terdiri dari pemimpin-pemimpin senior dalam organisasi atau sering disebut juga sebagai Senior Champion perlu memilih individu-individu yang akan berperan sebagai “Champions” Six Sigma dalam bisnis spesifik dari organisasi yang mampu menjamin bahwa semua fungsi-fungsi kunci dalam organisasi itu memiliki keterkaitan pada Six Sigma. 

Terdapat dua jenis Champions, yaitu: (1) Deployment Champions, dan (2) Project Champions. Kedua Champions ini harus memiliki peran kepemimpinan eksekutif dalam bisnis. Dalam organisasiorganisasi tertentu, Champion Six Sigma merupakan pemimpin dari unit bisnis strategik (strategic business unit leader), pemimpin tim manajemen proyek yang berada di lokasi pembangunan proyek, atau kepala dari fungsi-fungsi utama dalam organisasi. Seorang Champion boleh berasal dari wakil presiden eksekutif (executive vice president) atau wakil presiden yang mengepalai kelompok fungsional (misal: Vice President (VP) of marketing, VP of Accounting and Finance, VP of manufacturing, VP of Human Resource, VP of Engineering, dll).

Deployment Champions

Deployment Champions pada umumnya dipilih dari orang-orang yang berada pada posisi pemimpin unit bisnis strategik (SBU’s leader). Deployment Champions bertanggungjawab untuk mengembangkan dan mengeksekusi rencana-rencana implementasi dan penyebarluasan Six Sigma pada unit-unit bisnis strategik atau pada area tanggungjawab yang telah didefinisikan. Deployment Champions juga bertanggungjawab untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi dari sistem-sistem pendukung Six Sigma. Deployment Champions paling sering melaporkan kepada Senior Champions, yang boleh juga menjadi presiden atau wakil presiden dari unit bisnis atau area tanggungjawab mereka. Pada tahap-tahap awal penerapan program Six Sigma, posisi Deployment Champions membutuhkan dedikasi penuh. Bagaimanapun, setelah kemajuan penyebarluasan program Six Sigma, peran dari posisi Deployment Champions menjadi berkurang atau mengecil.

Project Champions

Project Champions pada umumnya dipilih dari orang-orang yang berada pada posisi tingkat unit bisnis taktikal yang umumnya bertanggungjawab untuk keberhasilan dan keberlangsungan proyekproyek berjangka waktu tertentu, biasanya sekitar 1 – 2 tahun, tergantung pada kebutuhan proyek itu. Secara spesifik, orang yang ditunjuk menjadi Project Champions harus bertanggung jawab untuk mengidentifikasi, memilih, mengeksekusi, dan menindaklanjuti proyek-proyek Six Sigma yang ditangani oleh Black Belts. Project Champions ini yang akan mengembangkan dan mengawasi sampai kepada hal-hal terperinci yang berkaitan dengan rencana-rencana implementasi dan penyebarluasan. Fungsi utama dari Project Champions pada tingkat unit bisnis adalah mengawasi Black Belts dan memfokuskan Six Sigma pada tingkat proyek. Mereka harus mampu mengatasi atau menyelesaikan hambatan-hambatan kultural dari organisasi, menciptakan sistem-sistem pendukung, menjamin agar sumber daya finansial cukup tersedia, dan mengidentifikasi proyek-proyek peningkatan kualitas. Project Champions melakukan penilaian tentang kapabilitas organisasi, melakukan “benchmarking” barang-barang dan/atau jasa-jasa dari organisasi, melakukan analisis kesenjangan secara terperinci, menciptakan suatu kondisi agar visi perusahaan dapat dioperasionalkan pada tingkat proyek Six Sigma, mengembangkan rencana penyebarluasan Six Sigma pada lintas-fungsi dalam organisasi, dan memberikan kepemimpinan manajerial dan teknikal kepada Master Black Belts dan Black Belts.

Secara umum, Champions bertanggung jawab untuk:

  1. Mendefinisikan jalur implementasi Six Sigma ke seluruh organisasi 
  2. Menetapkan dan memelihara atau mempertahankan sasaran yang luas untuk proyek peningkatan kualitas Six Sigma yang berada di bawah tanggung jawab dan wewenangnya— termasuk menciptakan proyek Six Sigma yang rasional—dan menjamin agar proyek Six Sigma itu selaras dengan prioritas bisnis
  3. Menyetujui perubahan-perubahan dalam arah atau lingkup dari proyek Six Sigma, apabila diperlukan
  4. Mengembangkan rencana pelatihan komprehensif untuk implementasi Six Sigma 
  5. Menemukan dan menegosiasikan sumber-sumber daya untuk proyek Six Sigma 
  6. Memberikan pengakuan dan penghargaan 
  7. Mewakili tim untuk bertemu dengan Dewan Kepemimpinan (Dewan Kualitas) atau Senior Champions dan bertindak sebagai penasehat dari tim itu 
  8. Membantu mengatasi isu-isu dan tumpang-tindih yang meningkat di antara tim atau dengan orang-orang di luar tim 
  9. Bekerjasama dengan pemilik proses agar menjamin konsistensi perhatian pada proyek Six Sigma 
  10. Menerapkan pengetahuan yang diperoleh melalui peningkatan proses pada tugas-tugas manajemen

Master Black Belts

Master Black Belts merupakan individu-individu yang dipilih oleh Champions untuk bertindak sebagai tenaga ahli atau konsultan dalam perusahaan untuk menumbuhkembangkan dan menyebarluaskan pengetahuan-pengetahuan strategik yang bersifat terobosan-terobosan Six Sigma ke seluruh organisasi. Master Black Belts bekerjasama dengan Champions melakukan koordinasi dalam hal pemilihan proyek-proyek Six Sigma dan pelatihan-pelatihan. 

Master Black Belts mengalokasikan waktu mereka 100% untuk program Six Sigma, membantu Champions dalam mengidentifikasi proyekproyek peningkatan kualitas. Master Black Belts melatih Black Belts dan Green Belts, serta mengkomunikasikan status dan kemajuan secara keseluruhan dari proyek-proyek Six Sigma di dalam unit bisnis atau area tanggung jawab mereka. Pelatihan Master Black Belts bersifat ekstensif dan termasuk dengan pelatihan Champions, banyak diisi dengan materi pelatihan solusi masalah statistikal (statistical problem solving). Bagaimanapun, 90% dari pekerjaan Master Black Belts tidak berkaitan dengan statistika. Master Black Belts menghabiskan banyak waktu berkaitan dengan “soft skills”— mengorganisasikan orang-orang, mendesain percobaan-percobaan lintas-fungsi, strukturisasi dan koordinasi proyek-proyek dan pertemuan-pertemuan (meetings), pendidikan dan pelatihan, serta pengumpulan dan pengorganisasian informasi.

Serupa dengan Champions, terdapat dua jenis Master Black Belts, yaitu: (1) Deployment Master Black Belts, dan (2) Project Master Black Belts.

Deployment Master Black Belts

Deployment Master Black Belts merupakan posisi strategik dengan orientasi teknikal yang tinggi serta membutuhkan dedikasi penuh, yang pada umumnya ditempatkan pada tingkat unit bisnis. Orang-orang ini bertanggung jawab untuk operasional visi Six Sigma perusahaan dalam bentuk teknikal yang bersifat jangka panjang. Mereka bertanggung jawab untuk pengembangan dari peta jalan teknologi dan bekerja secara teknikal melintasi area fungsional (lintas-fungsi) dan bisnis. Mereka juga mencari dan mentransfer teknologi, metode, prosedur, dan alat-alat lanjutan dari Six Sigma serta menjamin bahwa pengetahuan-pengetahuan ini diterjemahkan ke dalam materi-materi pelatihan, buku manual, dan dokumen-dokumen operasional Six Sigma.

Project Master Black Belts

Project Master Black Belts merupakan posisi taktikal dengan orientasi teknikal yang tinggi serta membutuhkan dedikasi penuh. Project Master Black Belts biasanya ditempatkan pada posisi unit bisnis untuk masa 1 – 2 tahun, tergantung pada kebutuhan proyek Six Sigma. Mereka bertanggung jawab untuk mentransfer pengetahuan Six Sigma kepada Black Belts. Mereka juga menjadi guru dari Six Sigma dan mentor kepada orang-orang yang berada dalam pekerjaan proyek Six Sigma. Mereka membutuhkan keterampilan teknikal, kepribadian yang kuat, dan kemampuan kepemimpinan yang dapat dipercaya.

Secara umum, Master Black Belts bertanggung jawab untuk:

  1. Bekerjasama dengan Champions 
  2. Mengembangkan dan menyebarluaskan bahan-bahan pelatihan tentang Six Sigma kepada berbagai tingkat dalam organisasi 
  3. Membantu dalam mengidentifikasi proyek-proyek Six Sigma 
  4. Melatih dan mendukung Black Belts dalam pekerjaan-pekerjaan proyek Six Sigma 
  5. Berpartisipasi dalam peninjauan-ulang proyek-proyek Six Sigma serta memberikan bantuanbantuan berupa keahlian teknikal 
  6. Mengambil tanggung jawab kepemimpinan dari program-program utama 
  7. Memudahkan atau menyediakan fasilitas untuk penyebarluasan praktek-praktek terbaik berdasarkan Six Sigma ke seluruh organisasi

Black Belts

Nama Black Belts pertama kali dipergunakan oleh Mikel Harry pada pertengahan tahun 1980-an ketika melaksanakan pelatihan intensif pada Unisys Corporation di Salt Lake City, USA. Para peserta pelatihan dilatih secara intensif dalam hal solusi masalah statistikal. Menurut Mikel Harry, peran Black Belts dalam menerapkan dan menyebarluaskan konsep-konsep Six Sigma dari satu proyek ke proyek yang lain, membutuhkan ketahanan fisik dan mental seperti seorang Black Belt dalam olahraga karate. Pada olahraga karate dan implementasi strategi terobosan Six Sigma tergantung pada disiplin mental dan sistematik, latihan-latihan intensif. Black Belts dalam olahraga karate tergantung pada kekuatan, kecepatan, ketegasan dan keyakinan diri. Sedangkan Black Belts dari program Six Sigma tergantung pada sumber-sumber daya dari perusahaan yang mendukung mereka, konsentrasi mental pribadi, dan ketangkasan “berakrobat” pada banyak proyek Six Sigma serta menyelesaikan proyek-proyek Six Sigma itu secara cepat. Serupa dengan karate Black Belts yang harus secara terus-menerus mereposisi tubuh mereka secara cepat ketika terjadi perubahan-perubahan dari pusat gravitasi mereka, Six Sigma Project Black Belts juga harus mampu secara fisik dan mental mereposisi diri mereka ketika berpindah dari satu proyek Six Sigma ke proyek Six Sigma yang lain.

Dalam program Six Sigma hanya dikenal satu jenis Black Belts, yaitu: Project Black Belts atau yang disingkat sebagai Black Belts. Black Belts bekerja di bawah seorang Master Black Belt, menerapkan alat-alat strategi terobosan dan pengetahuan Six Sigma pada proyek-proyek spesifik. Black Belts mendedikasikan diri dan mengalokasikan waktu kerja mereka 100% pada proyek-proyek Six Sigma. Tidak seperti Senior Champions dan Champions, yang memutuskan hal-hal apa yang harus dilaksanakan, Master Black Belts dan Black Belts bekerja penuh waktu untuk memikirkan bagaimana memperoleh hasil-hasil atau target yang telah ditetapkan dalam proyek Six Sigma itu.Di Amerika Serikat, seorang Project Black Belt harus memperoleh pelatihan ekstensif dalam statistika dan teknikteknik solusi masalah, serta harus melatih sekitar 100 Green Belts dalam masa satu tahun.

Project Black Belt merupakan orang yang memiliki posisi pada tingkat unit bisnis untuk menerapkan teknik-teknik Six Sigma dalam unit bisnis itu. Biasanya mereka mendedikasikan dirinya dalam masa 1 – 2 tahun, tergantung pada masa dari proyek Six Sigma itu. Orang ini bertanggung jawab untuk mengeksekusi proyek aplikasi Six Sigma dan merealisasikan manfaat-manfaat yang telah menjadi target. Black Belts memiliki kemampuan untuk: (1) mengembangkan secara efektif dan memimpin tim peningkatan proses lintas-fungsi, (2) bekerjasama dengan mentor (Master Black Belts) dan mamberikan saran kepada manajemen menengah tentang perumusan dan implementasi rencanarencana peningkatan proses, (3) menggunakan dan menyebarluaskan alat-alat dan metode-metode Six Sigma, dan (4) membuat jaringan kerja dengan Black Belts yang lain di seluruh dunia untuk meningkatkan manfaat dari bisnis mereka.

Secara umum, Black Belts bertanggung jawab untuk:

  1. Merangsang pemikiran Champion 
  2. Mengidentifikasikan hambatan-hambatan yang ada dalam proyek Six Sigma 
  3. Memimpin dan mengarahkan tim dalam mengeksekusi proyek Six Sigma 
  4. Melaporkan kemajuan-kemajuan kepada pihak-pihak yang berkepentingan 
  5. Membantu Champions, apabila diperlukan 
  6. Mendefinisikan dan membantu orang lain dalam penggunaan alat-alat Six Sigma yang sesuai, teknik-teknik manajemen tim dan pertemuan (management meeting). 
  7. Menyiapkan penilaian proyek secara terperinci selama tahap pengukuran 
  8. Mempertahankan jadual proyek dan menjaga kemajuan proyek menuju solusi akhir dan hasil hasil 
  9. Memperoleh masukan-masukan dari operator, supervisor lini pertama, dan pemimpin-pemimpin tim
  10. Mengelola risiko proyek Six Sigma 
  11. Mendukung transformasi dari solusi baru atau proses-proses baru menuju operasional yang berlangsung terus-menerus, serta bekerjasama dengan manajer-manajer fungsional dan/atau pemilik proses (process owner) yang bertanggungjawab terhadap proses secara keseluruhan yang berada di bawah wewenang pemilik proses itu 
  12. Mendokumentasikan hasil-hasil akhir dan menciptakan “storyboard” (peta-peta kemajuan) dari proyek

Green Belts

Six Sigma Green Belts merupakan individu-individu yang bekerja paruh-waktu (part-time) dalam area spesifik atau mengambil tanggung jawab pada proyek-proyek kecil dalam lingkup proyek Six Sigma yang ditangani oleh Black Belts. Tidak ada ukuran tentang bagaimana membagi waktu kerja Green Belts dalam membantu Black Belts, karena sangat tergantung pada situasi dan kebutuhan dari proyek-proyek Six Sigma. Dapat saja Green Belts pada tahap awal proyek Six Sigma bekerja penuh waktu membantu Black Belts, kemudian hanya mengalokasikan waktu sekitar 2-3 hari per minggu sejalan dengan kemajuan proyek Six Sigma. Green Belts dapat merupakan karyawan di seluruh organisasi yang mengeksekusi Six Sigma sebagai bagian dari pekerjaan mereka secara keseluruhan.

Mereka hanya mempunyai tanggung jawab yang kecil pada proyek Six Sigma serta waktu kerja mereka terfokus hanya pada proyek Six Sigma yang berkaitan secara langsung dengan pekerjaan rutin mereka sehari-hari. Pelatihan yang diberikan pada Green Belts tidak seintensif dibandingkan dengan Black Belts. Green Belts memiliki dua tugas utama: (1) membantu menyebarluaskan keberhasilan teknikteknik Six Sigma, dan (2) memimpin proyek peningkatan berskala kecil dalam area kerja mereka, yang merupakan bagian dari proyek Six Sigma berskala lebih besar yang ditangani oleh Black Belts.

Green Belts dapat melakukan pekerjaan yang berkaitan dengan pengumpulan data dan melaksanakan percobaan-percobaan guna mendukung proyek-proyek Six Sigma yang ditangani oleh Black Belts. Apabila keterampilan dan pengetahuan tentang Six Sigma dari Green Belts itu telah meningkat dan dianggap perlu, maka mereka dapat dipromosikan menjadi Black Belts. 

Secara umum Green Belts memiliki tanggung jawab untuk:

  1. Berpartisipasi pada proyek Six Sigma yang ditangani oleh Black Belts dalam konteks tanggung jawab yang telah ada pada mereka 
  2. Mempelajari metodologi Six Sigma untuk dapat diaplikasikan pada proyek-proyek tertentu berskala kecil yang akan ditangani oleh mereka 
  3. Melanjutkan mempelajari dan mempraktekkan metode-metode dan alat-alat Six Sigma setelah proyek Six Sigma berakhir

Project Team Members

Anggota-anggota tim proyek (Project Team Members) Six Sigma harus menerima pelatihan dasar tentang metode-metode dan alat-alat Six Sigma agar mereka mampu menerapkan dalam proyek-proyek spesifik atau proses-proses pendukung yang melintasi fungsi (lintas-fungsi) dalam organisasi. Di bawah petunjuk dari Black Belts, anggota-anggota tim proyek Six Sigma dapat mengumpulkan dan menganalisis data, juga membantu mempertahankan hasil-hasil yang telah dicapai melalui proyek Six Sigma itu. Anggota-anggota tim proyek Six Sigma dapat bekerja penuh waktu (full-time) atau paruh-waktu (part-time) tergantung kebutuhan dari proyek Six Sigma dan dapat memberikan keahlian pada area yang terlibat dalam proses baik secara langsung maupun tidak langsung. Dalam kasus ukuran proyek Six Sigma yang berskala besar, anggota-anggota tim proyek itu dapat bekerja penuh waktu karena membutuhkan perhatian dan keterlibatan yang intensif.

0 Comments:

Posting Komentar