Kaizen adalah “kemajuan dan perbaikan terus menerus dalam kehidupan seseorang, kehidupan berumah tangga, kehidupan bermasyarakat dan kehidupan kerja”. Makna kaizen (改善) secara aslinya dalam arti bahasa Jepang yaitu,改 kai artinya perubahan dan 善 zen artinya kebaikan. Dalam bahasa China gai shan 改善 artinya perubahan untuk lebih baik atau improve dalam bahasa Inggris. 改 gai artinya perubahan atau tindakan perbaikan. 善 shan artinya baik atau keuntungan.
Pengertian Kaizen
Pengertian kaizen berarti perbaikan berkelanjutan untuk menjadi lebih baik dari kondisi sekarang. Perbedaan yang paling penting antara konsep manajemen Jepang dan Barat adalah : Kaizen Jepang cara berpikirnya berorientasi pada proses sedangkan cara berpikir Barat tentang pembaharuan yang berorientasi pada hasil.
Dalam dunia perusahaan penggunaan waktu yang tidak efisien menyebabkan stagnasi. Bahan, produk, informasi, dan dokumen tetap tidak aktif tanpa menambahkan nilai apa pun. Dalam proses produksi, limbah yang sementara sebagai bentuk inventaris. Demikian pula, limbah (juga dikenal sebagai Muda) adalah yang berarti hasil dari pemborosan, itulah sebabnya tempat kerja (Gemba) harus selalu teratur. Meskipun demikian, jika mengelola waktu dengan baik maka membuat manajemen tugas lebih efisien dan tidak terlalu mengkhawatirkan.
Diteori, mungkin untuk mendapatkan banyak uang dan mempekerjakan banyak orang, waktu harus digunakan dengan bijak. Setelah digunakan, tidak ada yang memiliki kesempatan kedua untuk menggunakannya kembali. Jenis muda ini sangat umum di sektor jasa. Dengan menghilangkan waktu stagnasi yang tidak menambah nilai pekerjaan, maka dapat secara substansial meningkatkan efisiensi dan tingkat kepuasan konsumen. Demikian juga, karena waktu tidak ternilai biaya, itu adalah salah satu cara termudah bagi perusahaan untuk meningkatkan operasi mereka, yang harus dilakukan adalah mengamati tempat kerja (Gemba), mengenali yang muda, dan mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk menghilangkannya.
Penerapan Kaizen Dalam Kehidupan Sehari-Hari
Penggunaan waktu dalam kehidupan sehari-hari dengan Kaizen, yaitu memanfaatkan waktu sebaik mungkin untuk meningkatkan standar kemampuan dan kualitas seseorang dengan melakukan perubahan yang lebih baik lagi. Jika di dalam diri seseorang terdapat kebiasaan atau pola hidup yang buruk, maka dengan melakukan Kaizen terhadap diri sendiri dapat mengetahui apa yang harus diubah dan apa yang harus diperbaiki. Waktu dapat menjadi media keberhasilan untuk mencapai penggunaan yang optimal.
Kaizen menekankan pada kesadaran masalah dan akan mengarahkan ke identifikasi masalah. Penyelesaian masalah di mana tidak ada masalah, tidak ada potensi untuk perbaikan. Ketika sadar bahwa ada masalah, Kaizen disitulah berfungsi. Masalah sebenarnya adalah bahwa orang-orang yang menciptakan masalah sering tidak langsung dan tidak nyaman, bahkan tidak peka terhadap masalah. Dalam kehidupan sehari-hari jika menghadapi suatu masalah, biasanya akan menyembunyikan bahkan mengabaikannya. Dengan adanya suatu masalah, bisa kita jadikan sebagai peluang untuk perbaikan yang lebih baik lagi. Jadi, saat mengidentifikasi masalah, maka harus menyelesaikan masalah itu tersebut. Setelah berhasil memecahkan masalah, pada dasarnya mampu melampaui standar yang ditetapkan sebelumnya. Ini menghasilkan perlunya menetapkan standar baru yang lebih tinggi dan merupakan dasar untuk konsep Kaizen.
Kaizen membutuhkan dukungan semua orang. Kekuatan pendorong untuk menjaga Kaizen tetap berlangsung adalah pengetahuan bahwa dengan upaya dan waktu, perbaikan akan terjadi untuk terbuat. Manajemen harus melakukan upaya yang sadar dan berkesinambungan mendukung Kaizen, atau itu tidak akan bertahan lama. Jika manajemen dapat membuat komitmen waktu dan usaha, strategi Kaizen akan membuahkan hasil.
Tujuan Kaizen
Waste (pemborosan) ada di mana-mana. Ini mempengaruhi banyak hal dalam kehidupan sehari-hari, bukan hanya dalam pekerjaan. Walaupun kaizen umumnya diterapkan dalam konteks perusahaan, namun filosofinya ternyata bisa digunakan untuk memperbaiki proses kerja manusia. Menggunakan kaizen, maka mampu mencapai kondisi total dan keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi. Pada tahun-tahun setelah Perang Dunia II, para eksekutif di perusahaan manufaktur mobil Amerika mengunjungi pabrik-pabrik Toyota di Jepang untuk mempelajari bagaimana perusahaan itu dapat memproduksi begitu banyak kendaraan dengan begitu cepat.
Mereka menemukan filosofi yang memanusiakan manusia yang mendorong inovasi pabrikan yang secara intrinsik memotivasi pekerja untuk mengubah proses, prosedur, dan diri mereka sendiri menjadi lebih baik. Yang seharusnya menghukum pekerja karena kesalahan yang mereka perbuat, Toyota mendorong pekerja untuk menghentikan produksi setiap saat untuk memperbaiki masalah atau memberikan saran kepada manajemen tentang cara mengurangi waste dan meningkatkan efisiensi. Akibatnya, di pabrik-pabrik Toyota hanya terjadi lebih sedikit kesalahan mahal dan memperoleh keuntungan dari perbaikan yang konsisten. Filosofi ini yang disebut kaizen, yakni salah satu ‘oleh-oleh’ yang dibawa pulang para eksekutif Amerika ke negara mereka.
Sejak saat itu, kaizen telah merevolusi banyak industri, mulai dari perawatan kesehatan hingga pengembangan perangkat lunak. Sederhananya, pendekatan kaizen didasarkan pada keyakinan bahwa perbaikan yang terus menerus dan bertahap (continuous improvement) akan mewujudkan perubahan substansial dari waktu ke waktu. Ketika tim atau kelompok pekerja disebuah pabrik menerapkan kaizen, mereka tak mengalami ketidakpuasan, keresahan, dan kesalahan yang sering terjadi berbarengan dengan inovasi besar.
Hal itu selaras dengan makna kata dalam bahasa Jepang “kaizen,” yakni “perubahan yang baik.” Sementara Kaizen biasanya diterapkan pada proses industri seperti rantai pasokan dan logistik, filosofi ini juga berguna dalam konteks produktivitas pribadi dan kebiasaan kerja individu. Perusahaan- perusahaan di Jepang menyadari bahwa bagian manajemen harus mengutamakan pemenuhan kebutuhan pelanggan jika perusahaan ingin tetap eksis, memperoleh laba yang sebanyak-banyaknya dan semakin berkembang.
Tujuan kaizen di Jepang, yaitu untuk menyempurnakan mutu, proses, sistem, biaya, dan penjadwalan demi kepuasan pelanggan.
Konsep/Metode Kaizen
Konsep ini dibentuk untuk mengurangi banyaknya proses kerja,
meningkatkan mutu, mempersingkat waktu dan mengurangi atau efisiensi.
Kaizen meliputi beberapa hal, yaitu:
1. Konsep 3 M (Muda, Mura, dan Muri)
a. Muda (無駄)
diartikan sebagai pengurangan pemborosan atau kesia-siaan. Istilah lain dari pemborosan atau kesia-siaan adalah waste istilah lainnya adalah “Non Value Added”. Pada penerapan Kai-Zen didalam dunia industri terdapat 7 jenis waste yang perlu dieliminasi yaitu:
- Produksi berlebih (Over production): Produksi berlebih termasuk juga sebagai pemborosan. Produksi yang dihasilkan berlebih dapat membuat produksi berjalan menunggu.
- Aktivitas yang tidak terkoordinasi (Uncoordinated Activity): Pengerjaan ulang karena gagal atau cacat.
- Menunggu (Waiting in process): Disebabkan oleh jumlah pekerjaan yang tidak merata, mesin rusak, bahan baku kurang.
- Terlalu banyak pergerakan (Motion): Gerak kerja dari seseorang yang tidak berkaitan langsung dengan nilai tambah adalah tidak produktif.
- Proses kerja yang tidak tepat (Inappropriate Processing): pemborosan dari pemisahan proses kerja
- Penyimpanan yang berlebihan/persediaan (Stock/Inventory): Stock adalah biaya, stock adalah disediakan. Pemborosan dari stock adalah permasalahan yang tersembunyi.
- Transportasi (Carry): Transportasi tidak menghasilkan nilai tambah
b. Mura ( 村 )
Diartikan sebagai pengurangan perbedaan. Mura didefinisikan sebagai ketidakrataan, kurangnya stabilitas dan aliran. Ketidakrataan ini mendorong penciptaan Muda dan 7 waste (kegiatan non-value added) dan harus ditangani melalui penerapan prinsip-prinsip Just in Time (JIT).
c. Muri ( 無 理 )
Diartikan sebagai pengurangan ketegangan. Terdapat tiga kunci keberhasilan budaya kaizen yaitu:
- Filosofi kaizen, mengapa harus dilakukan kaizen. Pemahaman ini sangat penting karena jika tidak dipahami maka orang akan setengah hati menjalankannya dan tujuan kaizen tidak akan tercapai.
- Kemampuan menghilangkan pemborosan (7 Waste) yang terjadi didalam proses. Kemampuan tersebut adalah: (a.) Sensitifitas terhadap segala sesuatu yang berkontribusi menciptakan pemborosan (b.) Kemampuan untuk secara cepat menemukan solusi dari pemborosan yang ditemukan. (c). Habit atau Kebiasaan untuk secara langsung dan otomatis melakukan improvement.
- Teknik mencari pemborosan Terdapat 3 macam pemborosan yang terdapat di lapangan atau shopfloor, yaitu: (a.) Pemborosan yang terlihat, pemborosan ini sangat mudah ditemukan oleh semua orang sehingga pemborosan jenis ini jarang ditemukan. (b.) Pemborosan yang tidak terlihat. (c.) Pemborosan yang tersamar. Permasalahan akan muncul pada tipe tidak terlihat dan tersamar. Untuk merubah kedua pemborosan tersebut diperlukan latihan mencari pemborosan yang terus menerus.
2. 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu dan Shitsuke)
Kaizen merupakan sistem pengambangan produktivitas, kualitas, teknologi, proses produksi, budaya kerja, keamanan kerja, dan kepemimpinan yang dilakukan terus menerus. Konsep 5S yang merupakan bagian dari konsep kaizen（改善）, yang memiliki arti penyempurnaan yang berkesinambungan baik dalam kehidupan pribadi, dalam keluarga, lingkungan sosial maupun di tempat kerja.
Dengan 5S Kaizen, maka pekerja akan lebih nyaman, lebih efisien, lebih produktif, dan lebih sejahtera. 5S atau di Indonesia biasanya disebut 5R adalah cara untuk meningkatkan produktivitas dengan melakukan kegiatan menata tempat kerja. Karena lingkungan kerja yang nyaman, dan teratur, dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas yang tinggi di perusahaan. 5S / 5R diatas merupakan urutan dalam menata tempat kerja, yang merupakan tanggung jawab semua pekerja, mulai dari CEO sampai Cleaning Service. Berikut ini adalah penjelasan mengenai bagian-bagian dari 5S, antara lain:
a. Seiri (Ringkas)
b. Seiton (Rapi)
- Setiap barang punya tempat.
- Setiap tempat punya nama untuk barang tertentu.
- Buat menjadi terorganisir dan sistematis.
- Beri nama pada setiap tempat penyimpanan yang mudah diingat, dapat
- Menggunakan kode pada tempat penyimpan: (a.) Bila berbentuk barang, berikan label dengan nama atau visual sebagai ciri khas. (b.) Bila berbentuk file atau softcopy data, atur semua folder di komputer. (c.) Pastikan agar mudah mengidentifikasi, saat file, barang ataupun benda tersebut dibutuhkan, sehingga tidak perlu membuang banyak waktu untuk mencarinya.
c. Seiso (Resik)
Istilah ini berarti membersihkan barang- barang sehingga menjadi bersih. Ini artinya membersihkan sampah, kotoran dan benda-benda asing serta membersihkan segala sesuatu. Dalam kehidupan sehari-hari, pembersihan sebagai pemeriksaan terhadap suatu tempat dan yang tidak memiliki cacat dan cela. Penerapan resik pada kehidupan sehari- hari bisa diterapkan di kamar yang ada di rumah. Seperti dengan menjadikan kamar yang bersih, langkah berikutnya adalah membersihkan tempat, ruangan, serta peralatan yang ada di dalam kamar.
Tumbuhkan pemikiran bahwa kebersihan merupakan hal yang fital dalam kehidupan, jika kita tidak menjaga kebersihan, lingkungan akan menjadi kotor dan menjadi faktor utama terjangkitnya penyakit tidak nyaman. Menyebabkan berkurangnya produktivitas dan berakibat banyak kerugian. Lakukanlah pembersihan harian, pemeriksaan kebersihan dan pemeliharaan kebersihan.
d. Seiketsu (Rawat)
Berarti mengusahakan agar tempat kerja yang sudah menjadi baik dapat selalu terpelihara. Di tempat kerja yang rawat, kerawanan dan penyimpangan dapat segera dikenali, sehingga berbagai masalah dapat dicegah sedini mungkin. Dalam kehidupan sehari-hari rawat juga bisa dilakukan dengan cara menjaga barang yang sudah lama digunakan. Dengan melakukan seiketsu, maka kualitas barang akan tetap terjaga. Dalam mempertahankan seiri, seiton, dan seiso agar proses tersebut bisa berlangsung secara terus-menerus, tahap ini adalah tahap yang sukar. Untuk menjaga ketiga tahap yang sudah dijalankan sebelumnya secara rutin. Tahap ini dapat juga disebut tahap perawatan, merupakan standarisasi dan konsistensi dari masing-masing individu untuk melakukan tahapan-tahapan sebelumnya. Membuat standarisasi dan semua individu harus patuh pada standar yang telah ditentukan.
e. Shitsuke (Rajin)
Shitsuke adalah metode yang digunakan untuk memotivasi pekerja agar terus menerus melakukan dan ikut serta dalam kegiatan perawatan dan aktivitas perbaikan serta membuat pekerja terbiasa mentaati aturan (rajin). Metode ini, baik untuk diterapkan pada setiap individu, karena menjadikan pribadi yang konsisten dalam melakukan suatu perubahan. Untuk aktivitas ini, pekerja Jepang diharapkan melatih pengandalian diri sendiri, bukan dikendalikan oleh manajemen (Yasuhiro, 199:266).
3. PDCA (Plan, Do, Check, Action)
Siklus PDCA adalah dasar bagi banyak filosofi berkualitas. Demikian pula, secara luas digunakan untuk mengidentifikasi masalah dan akar penyebab. Siklus PDCA didasarkan pada ajaran banyak perintis berkualitas, seperti William Edwards Deming dan Joseph M. Juran, yang mengubah kualitas menjadi sebuah filosofi. Peristiwa Kaizen bergantung pada mengenali dan mendefinisikan masalah. Kemudian, hasilnya diverifikasi, dan tindakan diambil berdasarkan penyimpangan yang mungkin ada. Itu Perlu disebutkan bahwa metodologi siklus PDCA sangat penting dalam lean lainnya pada alat-alat manufaktur. Langkah pertama dari kaizen adalah menerapkan siklus PDCA (Plan, Do, Check, Action) sebagian sarana yang menjamin terlaksananya kesinambungan dari kaizen.
Rencana (Plan) berkaitan dengan penetapan target untuk perbaikan, karena kaizen adalah cara hidup, maka harus selalu ada perbaikan untuk semua bidang, dan perumusan rencana guna mencapai target tersebut. Periksa (Check) merujuk pada penetapan apakah penerapan tersebut berada pada jalur yang sesuai rencana dan memantau kemajuan perbaikan yang direncanakan. Tindak (Action) berkaitan dengan standarisasi prosedur baru guna menghindari terjadinya kembali masalah yang sama atau menetapkan sasaran baru bagi perbaikan berikutnya. Dalam siklus PDCA, Konsep 5 W + 1 H sebagai salah satu pola pikir untuk menjalankan roda PDCA dalam kegiatan kaizen adalah dengan teknik bertanya dengan pertanyaan dasar 5 W + 1 H (What, Who, Why, Where, When dan How).
Kaizen diartikan sebagai perbaikan terus-menerus dengan 5 (lima) pondasinya, yaitu
- Aktivitas kelompok
- Kedisiplinan
- Pengembangan moral
- Kendali mutu
- Saran untuk perbaikan yang berasal dari semua pihak terkait.
1. P (Plan = Rencanakan)
- Mengidentifikasi perencanaan untuk masa depan dan harapan, untuk memberikan hasil yang sesuai dengan spesifikasi.
- Kemudian mendeskripsikan proses dari awal hingga akhir yang akan dilakukan.
- Memfokuskan pada peluang peningkatan mutu (pilih salah satu permasalahan yang akan diselesaikan terlebih dahulu).
- Identifikasikanlah akar penyebab masalah.
- Meletakkan sasaran dan proses yang dibutuhkan untuk memberikan hasil yang sesuai dengan spesifikasi.
- Mengacu pada aktivitas identifikasi peluang perbaikan dan/ atau identifikasi terhadap cara- cara mencapai peningkatan dan perbaikan.
0 Comments:
Posting Komentar